党委办公室会务工作程序

来源:北京赛车pk10时间:2017-11-10 16:08:50 责编:人气:
一、会议的准备
1.接到有关会议通知后,办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等,通知办公室秘书。
2.承办秘书应及时做好各项准备工作,包括按照会议性质和要求准备材料,确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等,并将准备情况向办公室负责人汇报。
3.按照会议的要求(如录音、录像、放录像、照相等),要事先通知有关单位准备。
二、会议的通知
1.承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知,经办公室主任核准,报请党委书记或分管副书记审定后,通过行政办公网发布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、会议内容、要求、与会对象等有关事项;通知一般应于开会前12小时发出。
2.临时召开会议,可采用电话通知;如无法通知到当事人,需请他人转告时,承办秘书应记录受话人的姓名及接听时间,以备查考。
3.承办秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。
三、会议的记录及纪要整理
1.一般情况下,承办秘书应在会议开始前10―15分钟进场,检查会场情况,准备好专用的会议记录本以及符合存档规定的书写工具,做好记录准备。如有特殊记录工具,则应在会议开始前30分钟进行调试,调试合格后方可使用。
2.会议记录应包括会议时间、会议地点、与会人员情况、会议进行情况、与会人员发言摘要以及会议结论等内容;负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和准确性。
3.会议结束后,负责记录工作的秘书应根据会议性质和要求,在2个工作日内草拟会议纪要或情况通报,经办公室负责人核准后,报请会议主持人签发。
四、会议决议执行通知单的下发、督办及反馈
1.如会议有关决议需要抄告有关部门(单位)执行,承办秘书应在2个工作日内起草会议决议执行通知单,经办公室负责人核稿,交会议主持人签发后,发送有关部门。对会议确定的一些急办事项,应及时通知有关部门抓紧先办。
2.承办秘书应及时了解会议决议执行通知单的落实情况,做好督办工作,办理情况要及时掌握,并向办公室领导汇报。
3.承办秘书应每学期整理会议决议执行通知单的执行情况,并报有关领导审阅。
五、会议有关材料的存档
1.会议的有关材料应统一回收,视不同性质分别存档。
2.与会议有关的会议准备单和通知记录单应至少保留2周。
3.会议记录本、会议决议执行通知单(存根联)、会议纪要、情况通报、会议发言稿等文书,应按学校有关规定存档。